Tervetuloa
Olet saapunut DataLogiikkaan, yhden miehen joustavaan yritykseen, jonka tarkoituksena on auttaa opetuksen järjestäjiä tehostamaan Wilman käyttöä.
Jo 23 opetuksen järjestäjää käyttää Wilman lisäominaisuuksia!
Wilma Robotti
Automaattista viestintää oppilashallintojärjestelmän tapahtumista.
HUOM !
Alle listatut asiat ovat vain havainnollistavia esimerkkejä yleisimmistä toteutuksista. Näiden lisäksi on lukuisia muita kuntakohtaisia automaatioita. Kysykää ihmeessä automaatiota, jos teillä olisi jollekin tarvetta eikä sitä ole listassa. Osa alle listatuista otsikoista sisältää kaksi tai useamman eri automaation. Kysykää tarkennusta eri toiminnoista, jos olette kiinnostuneita neljän automaation hintaportaasta.
-
Hakemukset ja päätökset
Uusista hakemuksista Wilma-viesti päättäjälle tai käsittelijälle. Uusista päätöksistä Wilma-viesti hakijalle. Rehtorin myöntämästä lomasta tieto myös luokanvalvojalle. Tarvittaessa tieto myös koulusihteerille. Loma-anomukset, koulukuljetushakemukset, ap/ip-anomukset, anomus kurssin itsenäisestä suorittamisesta jne..
-
Valmistavan oppilaiden todelliset läsnäolot
WilmaRobotti osaa laskea Opiskeluoikeusjakso-taulukosta valmistavan oppilaiden todellisten läsnäolopäivien määrän. Heistä saa korotettua valtionosuutta 9*30 päivää, joten kouluissa on tärkeää tietää, että kauanko valmistavan opetuksen oppilaat ovat tosiasiassa olleet läsnä.
-
Kotikuntakorvaukset
WilmaRobotti osaa muodostaa valmiin Excel-tiedoston kaikista tilastointivuonna opiskelleista lapsista. Exceliin tulee kaikki tarvittavat tiedot kuten esim kotikunta koodeineen, ikä tilastointipäivänä, tuen vaihe, vammaisuus-aste, onko pidennetty, jos on eronnut, mihin kuntaan on siirtynyt jne..
-
Pedagogiset asiakirjat
Uusista pedagogisista asiakirjoista tieto esimerkiksi rehtorille (jotta osaa tehdä uuden erityisen tuen päätöksen, jos tehty pedagoginen selvitys), koulusihteerille (jotta osaa tarkistaa tiedon siirtymisen KOSKI-järjestelmään), huoltajalle (saadaan tulostumaan viestiin suora linkki huoltajan kuittauslomakkeeseen) jne..
-
Poissaolon huolirajat
Halumanne määrä poissaolojen huoliportaita, joita seurataan joko lukukausi- tai lukuvuosikohtaisesti. Aina uuden portaan tullessa täyteen viesti lähtee halutuille henkilöille, esim 30 tuntia viesti LV, 50 tuntia LV+rehtori, 70 tuntia LV+rehtori+kuraattori jne..
-
Poissaoloprosentit
Primuksen rajoitteiden takia onnistuu tällä hetkellä tietyin reunaehdoin, katso tarkemmin artikkeleistani. https://www.datalogiikka.fi/poissaolojen-seuranta-wilman-poissaoloprosentit/
-
Kurssikohtainen poissaoloseuranta
Lukioissa poissaoloa seurataan kursseittain. WilmaRobotti voi laskea poissaolot kurssikohtaisesti ja ilmoittaa, mikäli opiskelijalla on esimerkiksi 4 tuntia poissaoloa joltain kurssilta.
-
Lukion suoritusten seuranta
WilmaRobotti osaa tutkia opiskelijoiden suorituksia ja ilmoittaa, mikäli hyväksyttyjä suorituksia ei ole tarkastelujaksolla tullut. Näin pudokkaat on helpompi saattaa tuen piiriin.
-
Muuttuneet osoitetiedot
Jos huoltaja muuttaa Wilman lomakkeella oppilaan osoitetietoja, niin tämä uusi osoite saadaan automaattisesti kansliaan ja kuljetusjärjestelijälle tiedoksi.
-
Pedagogisten asiakirjojen muistutus
Syksyllä: Lähettää muistutuksen niille opettajille, joiden tehostetun tuen oppilaille ei ole vielä laadittu oppimissuunnitelmaa. Sama homma erityisen tuen oppilaiden osalta, joille ei ole päivitetty HOJKSia kyseiselle lukuvuodelle.Keväällä: Ilmoitus nivelvaiheen (2./6. lk) erityisen tuen oppilaista, joille ei ole määräaikaan mennessä tehty uutta pedagogista selvitystä.
-
Tulevat kokeet
Robotti lähettää Wilmalla muistutusviestin esim perjantaisin niille huoltajille ja oppilaille, joilla on seuraavalla viikolla Wilmaan merkitty koe.
-
Omat lomakkeet ja asiakirjat
Kaikista omien lomakkeiden ja asiakirjojen täytöstä saadaan automaattinen ilmoitus. Esim huoltajalle viesti, kun oppilaalle tehty uusi kehotus tai opettajalle viesti kun huoltaja vastannut kehotukseen. Viesti luokanvalvojalle, kun oppilaan kuvausluvat on päivitetty. Tai mikä tahansa oma lomake teillä onkaan käytössä.
-
Automaattiset Wilma-tunnukset
Wilman käyttäjätunnus -kenttä voidaan täyttää automaattisesti kaikille oppilaille, joilla se on tyhjä. Tunnus voidaan muodostaa esim muotoon sukunimi.etunimiXX, jossa XX on syntymävuosi.
-
Tuntimerkinnät tukitoimiksi
Monissa kunnissa käytetään sellaisia tuntimerkintöjä kuin "tukiopetus" ja "osa-aikainen erityisopetus". Tuntimerkintä on helppo ja nopea klikata tietylle tunnille. Nämä tuntimerkinnät voidaan muuttaa automaattisesti myös uusiksi tukitoimiksi, jotta ne saadaan helposti haettua pedagogisten asiakirjojen liitteiksi.
-
Osaamisen tunnustaminen
Lukioissa käytetään osaamisen tunnustamisen anomusta ja sen käsittelyä. Tämän prosessin eri vaiheista saadaan automaattinen viesti; esim viesti hakemuksesta opolle, rehtorille, koulusihteerille jne. Samoin päätöksestä saadaan viesti esim opiskelijalle ja koulusihteerille jne..
-
Kurinpitotoimet
Uusista kurinpitotoimista saadaan huoltajalle ja tarvittaessa myös luokanvalvojalle ja rehtorille viesti. Huoltajan viestiin saadaan tulostumaan suora linkki huoltajan kuittauslomakkeelle. Erillinen viesti saadaan esim oppilashuollon henkilöille, kun tietty määrä kurinpitotoimia on yhdelle oppilaalle tullut.
-
Opiskelijakohtaiset muistiot
Uusista muistioista saadaan automaattinen viesti esim niille opettajille, jotka on listattu "muistion laatimiseen osallistuneet"- tai "lukuoikeus"- kenttiin.
-
Muuttuneet koulupäivien ajat
Jos oppilaan päivien alkamis-/päättymisajat muuttuvat Primuksessa, niin siitä tieto kuljetusjärjestelijälle.
Arkisto Robotti
Automaattinen siirto Wilmasta sähköiseen arkistoon.
-
Wilman sähköinen arkistointi
Kansallisarkisto on antanut 1.1.2022 määräyksen, että jatkossa kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto tulisi arkistoida vain sähköisesti. ArkistoRobotti käy Wilman rajapinnan kautta hakemassa esim. väli-, ero-, lukuvuosi- ja päättötodistukset, oppilaskortit sekä pedagogiset asiakirjat. Robotti muuttaa ne PDF/a-muotoon ja siirtää ne sähköiseen arkistoon metatietojen kera. ArkistoRobotilla on valmis toteutus Wilmasta seuraaviin sähköisen arkistoinnin ratkaisuihin: Triplan Arkisto
-
Todistukset
Välitodistukset. Lukuvuositodistukset. Erotodistukset. Päättötodistukset.
-
Pedagogiset asiakirjat
Pedagogiset arviot. Oppimissuunnitelmat. Pedagogiset selvitykset. HOJKSit.
-
Arviointikeskustelut
Käydyt arviointikeskustelut.
-
Oppilaskortit
Oppilaskortit kurssisuorituksineen.
-
VASUt
Varhaiskasvatussuunnitelmat.
-
Hakemukset ja päätökset
Kaikki hakemukset ja/tai päätökset.
-
Toimintatapa
Käyttäjä merkitsee dokumentin tai oppilaan arkistoitavaksi sähköisesti Primuksessa tai Wilmassa. ArkistoRobotti hakee Wilman rajapinnasta merkityt dokumentit PDF-tiedostoina. Samalla ArkistoRobotti tuottaa oikeanlaisen taustatietodokumentin. Tämän jälkeen ArkistoRobotti muuntaa haetut PDF-dokumentit PDF/a -muotoon, joka sopii pitkäaikaisempaan säilytykseen. ArkistoRobotti siirtää nämä PDF/a-tiedostot yhdessä taustatietodokumenttien kanssa sähköisen arkistoinnin järjestelmään, jonne samalla muodostuu metadata-tiedot sekä hakusanoja taustatietodokumentin perusteella. Lopuksi ArkistoRobotti vie Primukseen sähköisen arkistoinnin päivämäärän kyseiselle dokumentille ja poistaa haetut tiedot ArkistoRobotin palvelimelta.
Tiedonsiirto Robotti
Automaattinen tiedonsiirto Aura-oppilashallintojärjestelmään.
-
Siirtotiedoston automaattinen luonti
TiedonsiirtoRobotti hakee oppilastiedot Aura-siirtotiedostoon.
-
Tietojen muunto Aura-luokitteluksi
TiedonsiirtoRobotti muuntaa haetut tiedot Auran ymmärtämiksi luokitteluiksi.
-
Tietoturvallinen siirto
TiedonsiirtoRobotti siirtää Auran ymmärtämän siirtotiedoston SiiriNet-palvelimelle tietoturvallisella yhteydellä.
Hei ja kiitos! Olipa nopeaa toimintaa! Tämä helpottaa ja nopeuttaa asiakirjojen täyttöä ja käyttöä huomattavasti.
Rehtori-sivistysjohtaja
Loistava toiminnallisuus!
Rehtori
Kerrankin joku, jolla syvällinen ymmärrys Primuksesta ja puhui samaa kieltä.
Pääkäyttäjä
Parasta Primus-konsultointia, jota olen saanut.
Rehtori