wilman sähköinen arkistointi

Wilman automaattinen sähköinen arkistointi

Kansallisarkisto on antanut 01.01.2022 alkaen määräyksen asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista. Kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto tulee säilyttää vain sähköisessä muodossa. Monissa kunnissa on myös oma tiedonohjaussuunnitelma, TOS, jossa on usein määritelty, että kaikki vähintään kymmenen vuotta säilytettävä aineisto tulee arkistoida vain sähköisessä muodossa.

Hyvinvointialueiden aloittaessa 01.01.2023 on kasvatus- ja opetusala varmasti suurin tulosalue lähes jokaisessa kunnassa. Nämä sähköisen arkistoinnin vaatimukset kuormittavat siis kuntien näkökulmasta koulumaailmaa kaikkein eniten, sillä oppilaista syntyy valtava määrä arkistoitavia asiakirjoja; arviointikeskusteluja, välitodistuksia, erotodistuksia, lukuvuositodistuksia, oppilaskortteja, pedagogisia arvioita, oppimissuunnitelma, pedagogisia selvityksiä, HOJKSeja, lapsen varhaiskasvatussuunnitelmia, hakemuksia ja päätöksiä.

ArkistoRobotti on kaikkein helpoin tapa toteuttaa Wilman automaattinen sähköinen arkistointi.

Usein nämä kaikki tehdään Wilmassa, joka itsessään ei ole sähköinen arkisto. Ne tulisi siis siirtää Wilmasta sähköiseen arkistoon. Mutta miten? Yksi keino on tehdä se käsin. Hakea oppilaan asiakirja, muuntaa se pitkään säilyvään PDF/a-muotoon, siirtää se sähköiseen arkistoon ja lopuksi vielä tallentaa sen yhteyteen metadata ja hakusanat. Tämä olisi erittäin työlästä edes pienessä määrässä saati sitten koko kunnan tasolla.

ArkistoRobotti tuo kustannustehokkaan ratkaisun tähän ongelmaan. Käyttäjän ei tarvitse muuta kuin merkitä oppilas tai asiakirja arkistoitavaksi, jolloin ArkistoRobotti käy automaattisesti hakemassa kyseisen asiakirjan Wilman rajapinnasta PDF-muodossa, muuntaa sen PDF/a-muotoon ja siirtää sen sitten oikeiden metatietojen ja hakusanojen kanssa sähköiseen arkistoon. Kaikki tämä vain napin painalluksella.

Sähköisen arkistoinnin ratkaisuja on olemassa monta. Ensimmäisenä on automaattinen sähköinen arkistointi toteutettu Triplan Sähköinen arkistointi -palveluun. Seuraavaksi työn alle tulee Dynasty 10 Arkisto. Kiinnostuitko? Ota yhteyttä ja kysy lisää!

wilman sähköinen arkistointi
wilman sähköinen arkistointi